quarta-feira, 28 de outubro de 2009

Projeto de implantação de ERP

Tempo de implantação de sistemas ERP: análise da influência de fatores e aplicação de técnicas de gerenciamento de projetos

A implantação de sistemas ERP depende de vários fatores, alguns dos quais têm muita influência nos prazos de implantação. Considera-se neste trabalho a técnica de planejamento de experimentos para a determinação dos principais fatores.
Muitas empresas estão optando pelos pacotes ERP (Enterprise Resource Planning) por vários motivos, como: frustrações com sistemas incompatíveis, departamentos de tecnologia de informação que não possibilitam a integração entre esses sistemas, não consolidam as mudanças relacionadas à troca de moeda na Europa e outros que influenciam diretamente na obtenção de maior competitividade.
A sigla ERP traduzida literalmente significa "Planejamento dos Recursos da Empresa", o que pode não refletir a realidade de seus objetivos. Koch et al. (2001) afirmam: "...esqueça a parte do planejamento – ele não o faz, e esqueça os recursos, é apenas um termo de ligação. Mas lembre-se da parte da empresa. Esta é a real ambição dos sistemas ERP". Os sistemas ERP, também chamados no Brasil de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, controlam e fornecem suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa.
Todas as transações realizadas pela empresa devem ser registradas, a fim de que as consultas extraídas do sistema possam refletir a realidade. O ERP é um sistema integrado que possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, sob uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos como a produção, compras ou distribuição, informações on-line e em tempo real. Em suma, o sistema permite visualizar as transações efetuadas pela empresa desenhando um amplo cenário de seus negócios.
O cumprimento de prazos e orçamentos por parte de empresas fornecedoras de sistemas ERP tem sido um ponto crítico na implantação desse tipo de programa. De acordo com Gomes & Vanalle (2001), algumas das causas para o não cumprimento de cronogramas podem ser: a resistência das pessoas da organização envolvidas no projeto, limitações inerentes ao próprio ERP escolhido e a dificuldade de integrar o ERP com diversos sistemas existentes dentro da empresa, entre outras. Assim, uma fornecedora de sistemas ERP deve se preocupar com a determinação dos fatores que influenciam seu tempo de implantação. Com a determinação desses fatores é possível controlar ou ao menos estipular, com menor margem de erro, a duração de um projeto.
Nesse contexto, observa-se que há grande oportunidade para o uso das técnicas de planejamento e análise de experimentos como ferramentas de auxílio na obtenção de prazos a serem cumpridos pela empresa fornecedora do sistema.
Com as análises realizadas neste estudo busca-se melhorar a qualidade do serviço prestado pela empresa fornecedora de aplicativos de sistemas ERP, na medida em que facilitam o cumprimento de prazos e cronogramas preestabelecidos. Segundo Campos (1995), o cumprimento de prazos é um dos principais requisitos para a qualidade assegurada. Com a análise de experimentos e a utilização de ferramentas estatísticas, verifica-se que os fatores estudados, como o ano de implantação do ERP e o porte da empresa/cliente, possuem grande influência no tempo total de implantação desses sistemas. Dessa forma, pode-se procurar segmentar os clientes em grupos distintos de acordo com os níveis dos fatores estudados.
Este trabalho apresenta um estudo de caso em que técnicas de Planejamento de Experimentos foram utilizadas a fim de melhorar a qualidade de serviço de uma empresa de consultoria em relação à determinação do tempo de execução dos projetos vinculados a Sistemas ERP. Além disso, foi utilizada a ferramenta Técnica de Avaliação e Revisão de Programas (PERT) com o objetivo de avaliar cada atividade do projeto e definir as atividades-chave (ou críticas) em que devem ser alocados mais recursos para garantir (reduzir) a duração programada.

1. Técnicas de planejamento e análise de experimentos
Em experimentos industriais é comum estudar o efeito de um ou mais fatores na variável "resposta".
Quando o número de fatores é grande, recorre-se aos experimentos fatoriais fracionados, em que é realizada apenas uma parte, bem definida, do experimento completo (Montgomery, 2001).
No estudo dos resultados dos experimentos busca-se identificar o efeito produzido na variável resposta analisando a variação dos níveis dos fatores de controle do experimento.

1.1 Seleção dos fatores de controle e os níveis do processo de implantação de sistemas
O objetivo do experimento foi verificar os fatores que influenciam o tempo de implantação de módulos de sistemas ERP. Dessa forma, definiu-se como variável resposta do experimento o tempo total de implantação do conjunto de módulos. As principais causas de atraso na implantação, segundo Gomes & Vanalle (2001), são:
1. a resistência por parte das pessoas envolvidas no projeto;
2. rotatividade dos funcionários que foram treinados no novo sistema ou que dominam as atividades da empresa;
3. qualidade da equipe de consultoria contratada;
4. limitações inerentes ao próprio produto ERP escolhido;
5. dificuldade de integrar o ERP com outros sistemas existentes dentro da empresa ou corporação;
6. porte da empresa onde o sistema será implantado.

De acordo com o conhecimento já adquirido pela empresa de consultoria em estudo, dois fatores deveriam ser analisados: o porte da empresa na qual o sistema será implantado (denominada empresa-cliente) e o ano de implantação do sistema. Ainda com base no conhecimento empírico dos envolvidos no processo, foram definidos os níveis de cada fator. Para o fator ano de implantação do sistema ERP, acredita-se que, a partir de 1999, a consultoria e o próprio sistema tenham amadurecido e facilitado o processo de implantação. Dessa forma, apresenta dois níveis: antes e a partir de 1999.
Para o fator porte da empresa-cliente foram definidos três níveis a partir de seu faturamento anual. As empresas foram classificadas em pequena, média e grande, com faturamento de até R$ 300 milhões, entre R$ 301 e R$ 999 milhões e acima de R$ 1 bilhão, respectivamente.

2. Aplicação das técnicas de planejamento e análises de experimentos no estudo do tempo de implantação de módulos de sistemas ERP
Estabelecidos os fatores e seus níveis, partiu-se para o levantamento de dados.
Formulação das hipóteses a serem testadas:
• H0A: o fator ano de implantação não interfere na média do tempo de implantação;
• H0P: o fator porte da empresa-cliente não interfere na média dos tempos de implantação;
• H0I: não há interação entre fatores;
• H1A: o fator ano de implantação interfere na média do tempo de implantação;
• H1P: o fator porte da empresa-cliente interfere na média do tempo de implantação;
• H1I: há interação entre os fatores testados.

3. Considerações acerca da análise de fatores
Com a análise dos fatores que influenciam o tempo de implantação de módulos de sistemas ERP, a empresa fornecedora do aplicativo possui agora mais informações para elaborar um cronograma preciso, garantindo, assim, o prazo definido no projeto. Com o conhecimento de que o tempo de execução de um projeto depende do nível de faturamento da empresa, pode-se estimar melhor sua duração.

4. Gerenciamento do projeto de implantação de sistemas ERP

4.1 Considerações sobre gerenciamento de projetos
Freqüentemente, o gerenciamento de projetos acarreta várias questões conflitantes, como: não há tempo para executar a tarefa, o trabalho é muito complexo ou o orçamento não é adequado. Para essas situações, Strauss (1997) recomenda entender e considerar as três dimensões gerais do gerenciamento de projeto: tempo, tarefa e recursos.
• Tempo: o tempo requerido refere-se ao cronograma, especialmente ao deadline para a tarefa (data final). Essa data depende da natureza da tarefa (projeto) e da disponibilidade de recursos.
• Tarefa: refere-se ao que está sendo desenvolvido. É o escopo do trabalho a ser realizado: a grandeza e a complexidade da aplicação final. Ou seja, consiste na especificação dos requisitos, no projeto funcional, etc. A definição do produto final, segundo Strauss (1997), determinará o número de pessoas necessárias para produzir a aplicação, as habilidades das pessoas, o tipo de equipamento e quanto tempo levará para completar o projeto.
• Recursos: a análise de recursos se preocupa em adequar as datas produzidas pela análise de tempo à disponibilidade de recursos.
Dessa forma, as ferramentas de gerenciamento de projetos atuam no âmbito desses três fatores, permitindo gerenciar e planejar cada um deles, bem como a interação entre os mesmos.

4.2 Seleção das atividades envolvidas no projeto e construção de rede de PERT
A implantação de um sistema ERP obedece a uma metodologia-padrão desenvolvida para cada empresa fornecedora. Para a empresa de consultoria estudada, durante o planejamento do projeto cada fase pode ser considerada como uma atividade.

4.3 Redução da duração do projeto
O prazo de execução de um projeto é, em muitas circunstâncias, um fator decisivo para sua viabilização, pois, como citado ao longo do trabalho, garante maior competitividade diante das concorrentes.

Por Thais Cássia Cabral PadilhaI; Antônio Fernando Branco CostaII; José Luiz ContadorII; Fernando Augusto Silva MarinsII

Um comentário:

  1. Os ERPs são de suma importância no crescimento e desenvolvimentos das empresas, pois integram diversas áreas, facilitando comunicação e processos. Um ERP que vem se destacando para pequenas, médias e também grandes empresas é o ERP Sapiens da Senior Sistema, A GCi Informática de Curitiba tem feito excelentes projetos de implantação integrando tecnologias de gestão empresarial.

    Vale a pena conferir em: http://www.gci.com.br/Solucoes/Paginas/erp-gestao-empresarial-sapiens-senior-sistemas-curitiba.aspx

    Eduardo J. Daniel
    http://www.gci.com.br

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